Archives de la Catégorie Vie indépendante

Tuyaux pour mettre des priorités quand on est sous l’eau

Publié le 18 mai, 2012 by | 1 Commentaire

Ça arrive. On n’est pas trop sûr comment, mais on se retrouve à nager, option tuba et palmes, avec une liste de choses à faire longue comme le bras et pas de temps pour souffler. On ne sait plus où donner de la tête.

Voici quelques pistes pour vous aider lorsque de telles périodes se présentent.

  • Tout d’abord, facturer. Si l’on a des factures à envoyer, c’est la première chose à faire: l’argent met du temps pour rentrer, et quand on attend d’avoir besoin de cet argent pour se dire “oups, faut que j’envoie mes factures” on est déjà face à plusieurs semaines de soucis financiers.
  • Ensuite, ça se complique — mais on se sent en général tout de suite mieux après avoir pu envoyer quelques factures. Mais disons qu’en deuxième ligne on a: (a) le travail payé (b) répondre aux demandes de clients potentiels. Là, ça dépend depuis combien de temps ça attend, et si on peut le faire rapidement ou non. C’est pas bien de faire attendre les clients potentiels trop longtemps, mais en même temps il faut pas faire attendre les clients actuels non plus! Mais c’est entre ces deux que ça se joue.

Voici quelques autres critères utiles que j’aime bien:

  • Est-ce qu’une tâche est “time-sensitive”? Par exemple, si je dois annoncer un événement, et que je repousse à la semaine prochaine, ça risque d’être trop tard. Donc, s’il y a un élément “temps” en jeu, ça fait grimper la tâche en question dans la liste des priorités.
  • Est-ce que quelqu’un attend que je fasse ça pour pouvoir avancer? Si le fait que je ne fasse pas quelque chose empêche quelqu’un de travailler, ou a besoin de mon retour pour prendre une décision, c’est aussi une tâche qui va grimper en tête de liste.
  • Quelles sont les conséquences si je ne le fais pas? Question utile. Par exemple, si je ne fais pas mes paiements aujourd’hui, quelle sera la conséquence? Si je ne renvoie pas ce contrat aujourd’hui, quelle sera la conséquence? Quels ennuis vais-je m’attirer? Plus les ennuis sont grands, plus on va prioriser la tâche.

Une autre méthode que j’utilise quand vraiment je me noie, c’est la “cringe-list”. Je prends une feuille blanche et j’y déverse la liste des choses qui me font le plus frémir — qui me stressent le plus — et j’essaie de commencer par là.

Ce n’est pas le cas pour tout le monde, mais quand je suis stressée j’ai tendance à tomber dans la paralysie, donc dégager une ou deux tâches stressantes me détend souvent assez pour que je puisse aborder plus sereinement ce qui reste.

Une autre chose que je fais quand je n’arrive pas à décider par quoi commencer (faire mes paiements? écrire un article? avancer sur mon gros mandat?) c’est que je passe un temps déterminé sur chaque chose. Par exemple, une demi-heure, ou une heure. Comme ça j’avance “partout”, et je me libère de la culpabilité de faire une chose au détriment d’une autre. Et en une demi-heure on peut faire pas mal, déjà.

Il y a aussi les conseils basiques-basiques:

  • mettre par écrit les choses à faire
  • faire une liste sous forme de “next actions“, immédiatement faisables (=écrire la prochaine action à effectuer, par exemple “appeler le garagiste pour fixer un rendez-vous”) et non sous forme de projets (par exemple “réparer la voiture”)
  • dormir assez (c’est bon, mais quand on est stressé, on grignote sur les heures de sommeil, et du coup on est moins “en pleine possession de nos moyens” pour gérer le stress ou prendre les décisions difficiles qu’il y a à prendre)
  • prendre le temps de s’organiser, même quand on court
  • quand il y a trop, des fois il y a trop, et il faut annuler des engagements, se retirer, renoncer, dire non: mieux vaut le faire tôt que tard, et tard que trop tard.

Bon courage!

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Donner un bol d’air frais à son cerveau: conférence Lift et StartupWeekend

Publié le 29 février, 2012 by | Laisser un commentaire

En plus de prendre des vacances, c’est aussi important de stimuler son cerveau “autrement” pour se redonner de l’énergie et relancer sa créativité.

Par exemple, je vais chaque année à la conférence Lift à Genève. Ce n’est pas vraiment des vacances, et pas vraiment du travail non plus. Ça dure trois jours — trois jours où la vie de bureau s’arrête. Il faut prendre congé.

Ça coûte aussi — certains diront “c’est pas donné”, mais franchement, il faut arrêter. Si on s’y prend à l’avance et qu’on achète le billet “early bird” à l’ouverture de la billetterie, et qu’on considère tout ce que ces trois jours peuvent apporter… ce n’est pas si terrible que ça — lire mon appel encourageant les gens à venir à Lift08 et cet article fort sympa de la Tribune de Genève.

D’après mes calculs, Lift13 devrait avoir lieu autour du 20 février. Faites déjà une note dans votre agenda, et mettez-en une autre en août vous rappelant d’aller voir sur le site si la billetterie est ouverte (l’an dernier c’était le 1er septembre).

La matière couverte par Lift est vaste. Toutes les interventions sont ensuite mise à disposition en ligne — abonnez-vous au podcast pour vous faire envie en attendant la prochaine édition.

Plus qu’une conférence sur la technologie, Lift est une conférence sur notre société et l’innovation. Fascinant quel que soit votre domaine professionnel. Et il faut, justement, s’oxygéner en ouvrant un peu ses horizons.

Autre occasion de prendre un bol d’air frais cérébral, le StartupWeekend Lausanne, qui a lieu ce week-end (dès vendredi soir) au Rolex Centre à l’EPFL.

Nul besoin d’avoir envie de démarrer une startup pour y participer: ça peut être aussi simplement l’occasion de tester des idées, de créer quelque chose, de travailler en équipe, de jouer avec des compétences que l’on n’utilise peut-être pas ou peu dans son quotidien professionnel (ou autrement).

Ce n’est pas juste pour les développeurs ou les entrepreneurs: les profils “non techniques” y ont aussi leur place. Personnellement, en m’inscrivant, je ne savais pas quoi indiquer pour mon profil. Pas grave! J’ai mis “autre” et je comprendrai peut-être mieux ce que je fais (qui je suis?) après 54 heures intenses passées à tenter de donner vie à une idée.

En rapport, lire sur CTTS Blogging in the Morning: Lift12, 3615, StartupWeekend.

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Il n’y a pas de bonne méthode: il faut varier!

Publié le 26 novembre, 2011 by | 2 Commentaires

J’ai compris récemment que mon espoir de trouver “la bonne méthode” pour organiser mon temps et mes activités était vain. Il ne faut pas une bonne méthode, mais une palette de méthodes dans sa boîte à outils, et la capacité de choisir le bon outil pour la situation présente.

En fonction de la quantité de travail à faire, de son état de stress, de fatigue, de la nature des tâches, et tout simplement parfois de l’âge du capitaine, telle ou telle méthode marchera mieux qu’une autre.

La première fois que j’ai eu l’intuition que si j’alignais les méthodes d’organisation et de productivité les unes derrière les autres, ce n’était peut-être pas parce que je n’avais pas trouvé “la bonne”, mais parce que j’avais besoin de changer, c’était en 2009, lors d’une promenade en montagne. (Oui, il faut prendre du temps pour se ressourcer. Oui oui.) J’avais le pressentiment que certaines méthodes marchaient mieux pour moi suivant mon degré de stress.

Mais ça va plus loin: on s’habitue, on se lasse, tout simplement, et à faire trop de la même chose, cela perd de son efficacité. Quand on découvre une nouvelle méthode, l’excitation d’avoir “trouvé la solution” contribue à la rendre efficace. Puis, l’effet magique s’atténue. Ce phénomène a un nom: l’habituation.

Je l’ai découvert en lisant “The How of Happiness” (oui, encore lui!) — en l’occurrence, c’est ce phénomène qui est responsable de notre résilience en matière de bonheur, aussi bien face aux événements négatifs que positifs. Après un décès, on finit par s’habituer à l’absence. De même, après un événement fort et positif (mariage, nouveau job, déménagement, changement de vie, gagner au loto),  on s’habitue à notre nouvelle situation et celle-ci ne nous procure plus la joie initiale.

“The How of Happiness” fait l’inventaire des activités de la vie de tout les jours qui ont tendance à rendre plus heureux ceux qui les pratiquent. Mais l’enseignement clé, c’est qu’il faut varier: faire chaque jour la même promenade, à la même heure, suivant le même parcours, cela va lui faire perdre de sa saveur. Le remède: varier de temps en temps le parcours, ou l’heure, ou même le lieu. Chercher un équilibre entre une bonne habitude, et donc une certaine dose de routine, et assez de variété pour ne pas s’en lasser.

Ce qui est vrai pour les activités nous rendant heureux l’est à mon avis également dans tout un tas d’autres domaines: variety is the spice of life, comme on dit en anglais.

Et un de ces domaines, c’est la façon dont on s’organise pour travailler. J’en ai fait l’expérience récemment avec la Technique Pomodoro. C’est une excellente méthode, mais je l’ai utilisée exclusivement et à outrance, jusqu’à m’en dégoûter.

Cessons donc de chercher la solution ultime pour s’organiser, et acceptons que nos méthodes vont évoluer avec le temps, et qu’il faut leur garder leur fraîcheur!

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Motivation intrinsèque et extrinsèque

Publié le 2 novembre, 2011 by | 3 Commentaires

Je lis en ce moment “The How of Happiness“, livre au titre un peu gnan-gnan mais qui est en fait une très jolie compilation orientée “pratique” de la recherche sur le bonheur de ces dix dernières années.

Ça me fait pas mal réfléchir, et ça m’inspire des réflexions, par exemple sur la nécessité de varier aussi bien nos “stratégies de bonheur” que nos “stratégies organisationnelles” et le type d’article sur son blog. La routine, c’est pas bon, on le sait, mais ça s’applique à des parties de sa vie qu’on n’imaginerait pas forcément.

Mais ce n’est pas le sujet de cet article. Une des “activités” présentées dans le livre concerne la poursuite de ses buts et de ses projets. Il y a un commentaire très très intéressant au sujet de la motivation, qui ajoute à mon sens une dimension à ce que Dan Pink nous dit à ce sujet.

Un des critères (parmi six présentés) qui nous permet d’évaluer nos buts et de voir si c’est un but intrinsèque ou extrinsèque. A savoir: la récompense est-elle dans la poursuite elle-même du but, ou bien est-elle extérieure? La recherche montre clairement que c’est la poursuite des buts intrinsèques qui nous rend plus heureux, et non celle des buts extrinsèques (argent, gloire, reconnaissance, etc.)

Bref (comme beaucoup de choses expliquées dans ce livre), ça paraît assez logique: il vaut mieux se concentrer sur des buts dont la poursuite même nous apporte quelque chose, plutôt que l’objectif final uniquement.

Si je vous raconte ça, c’est parce que je crois que c’est un enjeu de taille pour l’indépendant, qui a souvent fait d’une passion son métier, et qui a le choix de diriger son activité professionnelle dans les directions qu’il choisit.

Un des avertissements donnés dans le chapitre sur les buts est le suivant: attention de ne pas transformer une motivation intrinsèque en motivation extrinsèque! L’exemple d’une femme amoureuse de littérature est donné. Elle finit par s’inscrire à l’uni pour assouvir sa passion, mais assez vite, avec les crédits et les notes, elle perd le plaisir qu’elle avait à lire, parce que c’est devenu du travail.

Ça me fait penser à ce phénomène souvent constaté chez les développeurs qui travaillent sur des projets open-source durant leur temps de libre. Souvent, s’ils sont engagés pour travailler sur ces mêmes projets, ils ne tardent pas à en adopter un nouveau durant leur temps de libre, le premier s’étant transformé en “travail” et ayant perdu quelque chose de son attrait en route.

Je vous laisse avec l’expérience rapportée par l’auteur du livre: dans une classe d’enfantine, on laisse jouer librement les enfants, divisés en deux groupes (les enfants aiment tous dessiner):

  • au premier groupe, on dit que s’ils jouent avec des stylos feutres on leur donnera un “Good Player Award” (une récompense attractive)
  • au deuxième groupe, on laisse simplement l’opportunité de jouer avec les stylos

Suite à cette expérience, on note que durant le temps de libre des enfants, ceux qui étaient récompensés pour avoir joué avec les stylos les utilisent par la suite moins que le deuxième groupe. Avec la récompense, on a donc effectivement sapé la motivation intrinsèque de l’activité.

J’avoue que ces deux anecdotes m’ont fait réaliser à quel point cette motivation était fragile, et que l’on a vite fait de tuer le plaisir qu’on a à faire quelque chose en le transformant en gagne-pain. A méditer, et manier avec soin!

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Important mais pas urgent

Publié le 14 septembre, 2011 by | 4 Commentaires

Au cours de l’année dernière, j’ai pas mal réfléchi à mettre sur pied à l’eclau des journées “important mais pas urgent” (merci d’ailleurs à Dushan pour les longues discussions que nous avons eues sur le sujet, et qui m’ont aidées à affiner le concept).

L’idée aurait été, une fois tous les deux mois par exemple, de définir un thème “important mais pas urgent”, par exemple: mettre en place son système de backups, repenser et formaliser son business model, faire sa compta en retard, bosser sur sa présence professionnelle en ligne…

Et là, je trouve sur le blog de Valérie Demont (diplômée de la première volée de la formation SAWI, en passant!) un petit article où elle explique que la grille urgent/important est à la base de sa façon de s’organiser.

Du coup, j’ai de nouveau envie d’organiser ces journées “IMPU” à l’eclau, sauf que j’ai comme toujours déjà beaucoup de pain sur la planche.

 

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Publié dans Activités, Vie indépendante

“Boucler” — les micro-délais quand on est maître de son temps

Publié le 23 août, 2011 by | 1 Commentaire

Un des effets de bords très intéressants de mon utilisation de la technique pomodoro (voir mes articles de juin et de juillet à ce sujet) c’est que je passe moins de temps à faire certaines choses.

Quand on est maître de son temps, et que comme moi on aime faire les choses bien, on prend le temps de les faire. Tant pis s’il faut passer 2h sur un e-mail. Alors, c’est pas mal, parce qu’on évite de stresser pour finir, mais ça veut aussi dire que des fois on passe plus de temps qu’il n’en faudrait à peaufiner chaque chose que l’on fait.

Bien sûr, il y a les “gros délais”, qui font qu’on se retrouve à travailler des fois le dimanche ou tard dans la soirée (le moins possible, on espère), mais dans l’ensemble, la plupart de mes journées sont assez cool. Et là, je ne suis pas aussi efficace que je pourrais.

Alors mes tomates, elles m’aident, parce que quand j’ai prévu 1P(omodoro) pour écrire un e-mail, et que je vois arriver la fin des 25 minutes (“bon sang! plus que 3 minutes!”) j’avoue que ça m’encourage à donner un coup d’accélérateur pour boucler plutôt que de repartir dans une deuxième tomate.

Du coup, je me retrouve de plus en plus souvent à “faire en sorte” que ma tâche tienne dans le temps imparti. Ça ne marche pas toujours (des fois je découvre que ce n’était pas une mais trois tomates qu’il me fallait), mais régulièrement, j’évite de m’éterniser sur des activités qui se diluent avec le passage du temps.

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Vacances pour casser le rythme

Publié le 17 juillet, 2011 by | 2 Commentaires

Je rentre d’une semaine de vacances et sur le chemin du retour, je réfléchissais à ce qui rendait les vacances “efficaces”. Un des intérêts du dépaysement et de partir de chez soi pour les vacances, c’est qu’on casse le rythme. (Non, je ne suis clairement pas la première à faire ce constat, mais ça vaut la peine de le rappeler.)

Pour casser le rythme, rien ne vaut des activités inhabituelles. Parce que pour moi, passer la journée sur internet ou à bouquiner (ou même à écrire), c’est une bonne partie de ce qui fait mon travail. Alors que promener le chien avec une amie, passer au motoculteur un lopin de terre, vider une chambre-armoire qui n’est pas la mienne… ça ne ressemble pas à mon quotidien.

Mon activité professionnelle est principalement intellectuelle et relationnelle. Pour mes vacances-récupération, je privilégie donc des activités physiques.

Même hors vacances, voyons à quoi j’aime m’occuper en dehors de mon travail: judo, chant, voile, cuisine, m’occuper de mes plantes…

Les vacances, ça casse aussi le rythme de la journée: heure de lever, rituel de coucher, vérification d’e-mail, cordon ombilical sur Twitter/Facebook. Ça permet de prendre un peu de distance avec sa vie et de regarder les choses autrement.

C’est important, les vacances. Vos dernières, c’était quand?

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Horaire d’été: mes 9-12 avec pomodoro et buddy working

Publié le 5 juillet, 2011 by | 3 Commentaires

En été, tout ralentit. Les gens sont en vacances, il y a moins de demandes, moins de mandats, moins de conférences et d’événements… et en plus, la motivation fond comme neige au soleil devant le beau temps qui s’installe.

Ma solution, c’est l’horaire 9-12, couplé cette année à la technique pomodoro dont je viens de vous parler. Et pour booster un peu la motivation, j’y ajoute un grain de buddy working.

Le travail est un gaz: il augmente de volume afin de remplir l’espace (-temps) disponible. Pourquoi passer de longues journées interminables au bureau à ne faire pas grand chose, quand on pourrait compresser tout ça sur quelques heures et avoir l’après-midi de libre?

J’ai découvert que je ne faisais pas beaucoup moins en 3 heures de travail bien concentrée qu’en une journée bien diluée. Alors voilà — en été je fais comme ça. Et passer trois heures sur quelque chose, même quand on n’est pas motivé, c’est vivable (surtout si l’après-midi de détente nous attend).

Pour donner un peu de punch à mes matinées, je fais deux choses:

  • je prévois de faire 5 pomodoro durant mes trois heures
  • je travaille souvent en tandem avec mon amie Steph (nous avons les mêmes besoins côté motivation et structuration ces temps): on se concerte sur le contenu de nos pomodoros et on les fait ensemble, chattant un peu à la pause (elle est à Londres et moi à Lausanne)

Comme en plus je me trouve dans la situation peu agréable (pour moi) d’avoir pas mal de dossiers “importants mais pas urgents” sur lesquels je dois avancer, j’utilise un pomodoro de temps en temps pour planifier: je regarde les jours à venir où je serai au bureau, combien de pomodoro sont disponibles, et je décide à l’avance à quoi je les consacrerai.

Il va sans dire qu’il m’arrive aussi des fois de travailler l’après-midi en plus des 9-12 — mais si j’en ai ras-le-bol je ne m’y oblige pas. Par contre, mes 9-12, je m’y accroche!

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La technique Pomodoro

Publié le 13 juin, 2011 by | 4 Commentaires

Grâce à Delphine, j’ai découvert il y a quelques jours la technique Pomodoro. En quelques mots:

  • une minuterie (pas forcément en forme de tomate)
  • 25 minutes de travail concentré, 5 minutes de pause
  • une grosse pause tous les quatre Pomodoro
  • planifier les tâches de la journée à l’avance
  • une méthodologie pour gérer les interruptions
  • un système de reporting
  • méthode super low-tech (papier/crayon) et très simple

J’ai imprimé le ebook gratuit et l’ai mis à l’eclau pour consultation, mais vous pouvez aussi en lire plus en ligne (en français cette fois…) — essayez et faites-moi part de vos expériences! (J’ai commencé et je suis contente.)

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Compter ses heures, mais pour soi-même

Publié le 3 mai, 2011 by | 2 Commentaires

J’ai déjà expliqué longuement pourquoi je ne facture pas à l’heure. Tout d’abord, il y a le côté fastidieux de “noter ses heures”, et d’être du coup moins libre dans sa distraction ou l’alternance des tâches. Mais surtout, le problème réside dans la relation client qu’instaure la facturation à l’heure. Ce qui compte pour le client, c’est ce qu’il va payer — et non pas le temps que vous avez passé à travailler. Le temps, comme indépendant, c’est votre affaire.

Depuis quelques mois, cependant, je pense régulièrement à compter mes heures. Pas pour mes clients, mais pour moi. Je ne suis pas une grande pro de la gestion du temps. Même si j’ai fait des progrès en la matière ces vingt dernières années, j’ai toujours pas mal de peine à évaluer combien de temps va me prendre une tâche. Et je sais qu’un moyen d’améliorer sa gestion du temps c’est de prendre conscience du temps que prennent les choses qu’on fait.

Je l’ai fait, dans le passé, version light:

  • une première fois, lorsque j’étais employée Orange, j’ai commencé à tenir un mini-blog style “journal de bord” de ce que j’accomplissais dans ma journée, parce que j’avais l’impression de stagner dans mon projet; c’est là que j’ai découvert que répondre à un e-mail, eh oui, ça pouvait prendre bien une heure, suivant les cas!
  • une deuxième fois, fin 2009, quand j’ai commencé à essayer de planifier mes semaines, après avoir atteint le stade où j’arrivais assez bien à évaluer ce que j’arrivais réalistement à faire dans une journée.

free time trackingAu début de ce mois, j’ai fait un pas de plus, avec les encouragements de mon amie Suw: j’ai installé un logiciel de “time tracking” très agréable à utiliser, Paymo. Paymo est gratuit. On s’inscrit, on définit des clients et des projets (même des tâches si on veut aller plus loin, mais là, franchement, c’est trop pour moi), et on télécharge le widget pour dashboard OSX.

Paymo Dashboard Widget (OSX)C’est ce widget qui rend vraiment les choses simples: on le fait apparaître avec la touche F12, on sélectionne son projet, on clique sur go, et on bosse. On peut après corriger ou rajouter des segments travaillés, si on a oublié de mettre la machine en route.

Facile et pas prise de tête. Pour ne pas me prendre la tête, justement, j’ai créé deux clients un peu bidon: “moi” et puis “conférences, formation, coaching” — cette dernière catégorie a un sens pour moi car ces clients sont souvent des “one-off” avec lesquels je ne bosse qu’une fois. Inutile de créer une entrée par client, du moment que je n’utilise Paymo que pour mon édification personnelle et pas pour ma facturation. (Oui, Paymo permet de faire un tas d’autre choses à côté de compter le temps, mais je choisis d’ignorer superbement tout ça pour me concentrer sur l’essentiel.)

Le client “moi”, c’est celui qui encaisse les heures non facturables: administration, compta, networking, chat, blogging, et compagnie.

Je me réjouis de voir à quoi je passe mon temps, du coup!

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