Tuyaux pour mettre des priorités quand on est sous l’eau

Ça arrive. On n’est pas trop sûr comment, mais on se retrouve à nager, option tuba et palmes, avec une liste de choses à faire longue comme le bras et pas de temps pour souffler. On ne sait plus où donner de la tête.

Voici quelques pistes pour vous aider lorsque de telles périodes se présentent.

  • Tout d’abord, facturer. Si l’on a des factures à envoyer, c’est la première chose à faire: l’argent met du temps pour rentrer, et quand on attend d’avoir besoin de cet argent pour se dire “oups, faut que j’envoie mes factures” on est déjà face à plusieurs semaines de soucis financiers.
  • Ensuite, ça se complique — mais on se sent en général tout de suite mieux après avoir pu envoyer quelques factures. Mais disons qu’en deuxième ligne on a: (a) le travail payé (b) répondre aux demandes de clients potentiels. Là, ça dépend depuis combien de temps ça attend, et si on peut le faire rapidement ou non. C’est pas bien de faire attendre les clients potentiels trop longtemps, mais en même temps il faut pas faire attendre les clients actuels non plus! Mais c’est entre ces deux que ça se joue.

Voici quelques autres critères utiles que j’aime bien:

  • Est-ce qu’une tâche est “time-sensitive”? Par exemple, si je dois annoncer un événement, et que je repousse à la semaine prochaine, ça risque d’être trop tard. Donc, s’il y a un élément “temps” en jeu, ça fait grimper la tâche en question dans la liste des priorités.
  • Est-ce que quelqu’un attend que je fasse ça pour pouvoir avancer? Si le fait que je ne fasse pas quelque chose empêche quelqu’un de travailler, ou a besoin de mon retour pour prendre une décision, c’est aussi une tâche qui va grimper en tête de liste.
  • Quelles sont les conséquences si je ne le fais pas? Question utile. Par exemple, si je ne fais pas mes paiements aujourd’hui, quelle sera la conséquence? Si je ne renvoie pas ce contrat aujourd’hui, quelle sera la conséquence? Quels ennuis vais-je m’attirer? Plus les ennuis sont grands, plus on va prioriser la tâche.

Une autre méthode que j’utilise quand vraiment je me noie, c’est la “cringe-list”. Je prends une feuille blanche et j’y déverse la liste des choses qui me font le plus frémir — qui me stressent le plus — et j’essaie de commencer par là.

Ce n’est pas le cas pour tout le monde, mais quand je suis stressée j’ai tendance à tomber dans la paralysie, donc dégager une ou deux tâches stressantes me détend souvent assez pour que je puisse aborder plus sereinement ce qui reste.

Une autre chose que je fais quand je n’arrive pas à décider par quoi commencer (faire mes paiements? écrire un article? avancer sur mon gros mandat?) c’est que je passe un temps déterminé sur chaque chose. Par exemple, une demi-heure, ou une heure. Comme ça j’avance “partout”, et je me libère de la culpabilité de faire une chose au détriment d’une autre. Et en une demi-heure on peut faire pas mal, déjà.

Il y a aussi les conseils basiques-basiques:

  • mettre par écrit les choses à faire
  • faire une liste sous forme de “next actions“, immédiatement faisables (=écrire la prochaine action à effectuer, par exemple “appeler le garagiste pour fixer un rendez-vous”) et non sous forme de projets (par exemple “réparer la voiture”)
  • dormir assez (c’est bon, mais quand on est stressé, on grignote sur les heures de sommeil, et du coup on est moins “en pleine possession de nos moyens” pour gérer le stress ou prendre les décisions difficiles qu’il y a à prendre)
  • prendre le temps de s’organiser, même quand on court
  • quand il y a trop, des fois il y a trop, et il faut annuler des engagements, se retirer, renoncer, dire non: mieux vaut le faire tôt que tard, et tard que trop tard.

Bon courage!

Quand le coworking cesse-t-il d’être du coworking?

Je viens de tomber sur cet intéressant article, “Coworking is Going Big Business” (via @daveg). A sa lecture, je me repose la question qui refait surface environ tous les six mois: qu’est-ce qui fait que le coworking, c’est du coworking? Quelle différence avec un bureau partagé? Et avec un business centre, ou un “centre d’affaires”, comme disent nos amis québécois?

Quand je regarde les espaces gigantesques dont il est question dans l’article, qui commencent à attirer de grosses entreprises qui y placent leurs employés, je finis par me demander si tout ça a encore quoi que ce soit à voir avec ce que nous faisons à l’eclau.

Tout d’abord, qu’est-ce qui différencie le coworking du bureau partagé “classique” et du business centre? Pour moi, c’est assez simple:

  • Dans le cas du bureau partagé, les frais sont partagés entre les occupants; il y a un nombre de places ou de postes fixes dans le bureau, et on cherche à les remplir pour que la division fonctionne. Quand quelqu’un part, on le remplace. On est dans une logique de sous-location de poste de travail ou de véritable colocation à responsabilité partagée, suivant comment on a choisi de s’organiser.
  • En ce qui concerne le business centre, la différence fondamentale tient dans la nature commerciale du business centre. Il s’agit de gagner de l’argent, d’être rentable. C’est un business. Le coworking, dans son esprit, est très clairement not-for-profit: c’est le côté humain et la qualité de l’environnement qui est l’objectif principal. Un espace coworking peut être rentable (quoique…), mais le souci de rentabilité reste toujours subordonné à la qualité de l’expérience offerte aux coworkers. Je crois fermement que lorsqu’on essaie de rendre le coworking rentable, on court grand risque d’en perdre l’esprit et de finir par gérer un business centre.

Revenons une seconde sur cet “esprit” du coworking. On se souvient qu’à la base, le coworking, c’est une solution “grassroots”: des indépendants, las de travailler dans les cafés, se disent: et si on faisait notre propre lieu, où on pourrait travailler, et où d’autres comme nous pourraient aussi, sans casser la tirelire? C’est un élan de pair à pair, avec un esprit d’ouverture.

Maintenant, je trouve très bien que les grosses entreprisent réalisent que mettre des gens dans des cages durant 8h30 chaque jour n’est pas le meilleur moyen de les encourager à être productifs et créatifs. Mais quand on crée un espace qui cherche à attirer ce genre de client, est-ce qu’on est vraiment encore dans la logique du coworking? N’est-ce pas plutôt un business centre inspiré du coworking?

On a par exemple The Hub, un réseau d’espaces sous une même bannière, qui se disent du coworking mais qui, quand on regarde d’un peu plus près, sont gérés comme de véritables entreprises, faisant plutôt penser à des business centres — avec en plus un soupçon d’exclusivité “nous, on est pas comme les autres” qui frotte à rebrousse-poil l’esprit “on est tous dans le même bateau” du coworking.

Peut-être que je suis une puriste. Il est vrai que je m’intéresse au coworking depuis ses débuts, et que je connais personnellement les deux personnes qui ont popularisé le concept et encouragé une communauté internationale à se former autour. J’ai eu la chance de fréquenter Citizen Space à San Francisco durant l’été 2007, et clairement, c’est ce la philosophie derrière ce modèle qui a influencé ma conception du coworking.

Alors allons-y, je me lance. Voici quelques caractéristiques importantes de ce que je considère être le coworking. (C’est pas normatif, hein — qui suis-je pour dire ce qu’est ou n’est pas le coworking?)

  • Un mouvement de pairs — par des indépendants, pour des indépendants (ou travailleurs nomades, géo-délocalisés).
  • Une logique “not-for-profit” (l’argent est un moyen, pas une fin).
  • En priorité un lieu de travail.
  • Une communauté “souple”: liens faibles (similaires à ceux entre collègues) la plupart du temps, composition relativement stable mais ouverte.
  • Les coworkers ont chacun leur activité professionnelle propre mais travaillent dans un état d’esprit d’ouverture et de soutien mutuel.

En pratique, du coup:

  • Les gestionnaires de l’espace ont un statut similaire aux membres. Bien sûr, ils ne sont pas au même niveau pour ce qui est de la gestion de l’espace, sauf si cela se fait de façon coopérative ou associative, mais leur statut professionnel est semblable. Du coup, quand gérer l’espace coworking est le “sole business” des gestionnaires, on risque un décalage: l’espace coworking n’est plus “pour moi et les coworkers” mais “pour les coworkers”. Ça ne veut pas dire que c’est impossible, loin de là, mais je pense que c’est un pas qui s’éloigne de l’esprit du coworking (=faire un lieu où je puisse travailler avec des gens comme moi).
  • Le rôle de l’argent, je me rends compte, est presque pour moi le critère qui permet de tracer une ligne dans le sable et de dire “ce n’est plus du coworking”. Avez-vous réfléchi un peu aux finances d’un espace coworking?
    Le loyer, ce n’est pas donné. Si on veut rester abordable pour des indépendants (qui en général ne roulent pas sur l’or), il faut déjà un nombre conséquent de coworkers juste pour couvrir le loyer et les frais de base (électricité, internet). Alors imaginez si vous rajoutez un salaire à plein temps là-dedans!
    Si on veut être profitable, on augmente les prix, si on fait payer plus cher, on va soigner le cadre, mettre une secrétaire à la réception, etc. etc… bref, faire un business centre. De nouveau, ça ne veut pas dire qu’on ne peut pas avoir un “vrai” espace coworking au cadre léché avec quelqu’un à l’accueil, mais… on court le risque de perdre de vue l’objectif premier: offrir à ceux qui travailleraient normalement chez eux ou dans des café un lieu de travail abordable qui rompe l’isolement.
    Je pense qu’il est quasiment impossible de faire du coworking “profitable” sans en pervertir la nature. La plupart des espaces dont je connais un peu la situation (y compris l’eclau) tournent juste, soit que le loyer est pris en charge par un “sponsor” (université, ville), soit qu’il soit vraiment bas (c’est le cas pour l’eclau), soit c’est l’entreprise (individuelle ou non) du gestionnaire d’espace qui “met la différence”, considérant cela comme des “frais de bureau” ou du “budget marketing” indirect (c’était le cas à Citizen Space).
  • Le but premier du coworking, c’est d’offrir de bonnes conditions de travail. Cela vient avec une dimension réseautage et synergies (dès qu’on met des indépendants dans la même pièce, c’est inévitable), et quand on a un espace à disposition, cela ouvre la porte à y organiser des activités communautaires — ce qui est très bien.
    Attention cependant à ne pas tomber dans l’excès: quand les coworkers ne viennent plus travailler dans leur espace coworking parce qu’ils travaillent mieux ailleurs, parce que l’espace coworking est trop riche de rencontres, de discussions, d’activités, on a certes créé un environnement stimulant et riche, mais est-ce toujours un espace coworking, si on ne vient plus y travailler?
  • Ce sont les liens faibles qui ouvrent le plus de portes professionnelles. C’est bien cette réalité qui sous-tend l’efficacité du réseautage. Il n’est donc pas nécessaire pour un espace coworking de chercher à créer une communauté forte (le churn est assez important, de plus). Par contre, on va chercher quand même une certaine stabilité et harmonie dans la composition des personnes qui fréquentent le lieu (à la différence du business centre, généralement peuplé “d’inconnus”) sans toutefois aboutir à un groupe aussi fort et stable qu’un bureau partagé “normal” (il y a régulièrement des nouveaux arrivants ou des visiteurs/gens de passage).
  • Last but not least, les membres d’un espace coworking sont des entités autonomes. On y trouve régulièrement des micro entreprises, bien sûr, mais l’objectif du coworking n’est pas d’associer formellement les activités professionnelles des uns et des autres. Il y a des synergies, et on croit que le partage, l’ouverture et la collaboration apporte plus que le “secret professionnel”. On se rend service mutuellement, sans obligation cependant, comme des gens normaux et sympathiques. Ça crée des liens :-)

Voilà! Cet article est devenu bien long, ce n’était pas mon intention initiale! Je garde donc pour une autre fois mes idées sur ce qui caractérise l’eclau en tant qu’espace coworking. Parce qu’il y en a de toutes les formes et couleurs, des espaces coworking — chacun est libre de décliner le mouvement coworking comme ça lui chante (et chacun est libre aussi, comme je viens de le faire, de considérer l’adéquation ou non de ces déclinaisons avec sa propre conception du mouvement en question).

Qu’est-ce qui fait le coworking, pour vous? Qu’est-ce qui le différencie des bureaux partagés et des business centres? Est-ce que les “grosses machines” du coworking réussissent à garder l’esprit du coworking, ou est-ce qu’elles le perdent en route? Je suis curieuse de savoir ce que vous en pensez.

Bienvenue à Tounsi et Safran

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J’en parle depuis longtemps, c’est maintenant chose faite: j’ai adopté deux chats, Tounsi et Safran. Vous les avez peut-être déjà croisés à l’eclau la semaine dernière.

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La dure vie de chat de l'eclau

Comme vous le voyez, ils prennent très au sérieux leur entraînement pour devenir de bons chats d’espace coworking!

J’ai mis au bureau une petite affiche avec quelques infos, mais voici l’essentiel:

  • Safran va facilement vers les gens, essaie de grimper sur les épaules (ou au moins faire des léchouilles dans l’oreille), mais n’aime pas tellement être caressé (surtout quand ce n’est pas lui qui vient vers vous) et le fait savoir rapidement à coups de dents; s’il bat de la queue, gardez vos distances. Evitez de le porter (ou alors avec grande précaution).
  • Tounsi aime beaucoup les câlins, se laisse parfois emporter un peu et mordille (mais rarement), a tendance à manger un peu trop…
  • sorties: ils sont libres d’entrer et de sortir (fenêtres, portes) sauf indication contraire de ma part
  • tables/nourriture: ils n’ont pas encore appris ce qui se fait ou se fait pas, donc faites bien respecter votre territoire. Ne les laissez pas s’approcher de votre nourriture, et si leur présence sur votre bureau vous gêne, faites-les descendre fermement (et ne leur donnez absolument rien à manger, même pas une miette!)
  • bagarre: ces deux jeunes sont assez turbulents (quoique ça se calme maintenant qu’ils sortent) et ils n’hésitent pas à “se foutre dessus”, plus par jeu qu’autre chose. Ne vous laissez pas alarmer, tant que les poils ne se hérissent pas, et que personne ne gronde ou souffle, c’est sous contrôle. C’est en général Safran qui cherche et Tounsi qui a le dessus (c’est le dominant des deux).

Si vous avez des questions n’hésitez pas à me demander — de même si vous désirez une démonstration de comment gérer un chat qui persiste à vouloir s’asseoir sur votre ordinateur ou mettre le nez dans votre salade!

J’espère que vous aurez du plaisir à côtoyer cette présence féline au bureau, et faites-moi savoir s’il y a le moindre souci. Mais j’espère que tout se passera sans heurts :-)

Donner un bol d’air frais à son cerveau: conférence Lift et StartupWeekend

En plus de prendre des vacances, c’est aussi important de stimuler son cerveau “autrement” pour se redonner de l’énergie et relancer sa créativité.

Par exemple, je vais chaque année à la conférence Lift à Genève. Ce n’est pas vraiment des vacances, et pas vraiment du travail non plus. Ça dure trois jours — trois jours où la vie de bureau s’arrête. Il faut prendre congé.

Ça coûte aussi — certains diront “c’est pas donné”, mais franchement, il faut arrêter. Si on s’y prend à l’avance et qu’on achète le billet “early bird” à l’ouverture de la billetterie, et qu’on considère tout ce que ces trois jours peuvent apporter… ce n’est pas si terrible que ça — lire mon appel encourageant les gens à venir à Lift08 et cet article fort sympa de la Tribune de Genève.

D’après mes calculs, Lift13 devrait avoir lieu autour du 20 février. Faites déjà une note dans votre agenda, et mettez-en une autre en août vous rappelant d’aller voir sur le site si la billetterie est ouverte (l’an dernier c’était le 1er septembre).

La matière couverte par Lift est vaste. Toutes les interventions sont ensuite mise à disposition en ligne — abonnez-vous au podcast pour vous faire envie en attendant la prochaine édition.

Plus qu’une conférence sur la technologie, Lift est une conférence sur notre société et l’innovation. Fascinant quel que soit votre domaine professionnel. Et il faut, justement, s’oxygéner en ouvrant un peu ses horizons.

Autre occasion de prendre un bol d’air frais cérébral, le StartupWeekend Lausanne, qui a lieu ce week-end (dès vendredi soir) au Rolex Centre à l’EPFL.

Nul besoin d’avoir envie de démarrer une startup pour y participer: ça peut être aussi simplement l’occasion de tester des idées, de créer quelque chose, de travailler en équipe, de jouer avec des compétences que l’on n’utilise peut-être pas ou peu dans son quotidien professionnel (ou autrement).

Ce n’est pas juste pour les développeurs ou les entrepreneurs: les profils “non techniques” y ont aussi leur place. Personnellement, en m’inscrivant, je ne savais pas quoi indiquer pour mon profil. Pas grave! J’ai mis “autre” et je comprendrai peut-être mieux ce que je fais (qui je suis?) après 54 heures intenses passées à tenter de donner vie à une idée.

En rapport, lire sur CTTS Blogging in the Morning: Lift12, 3615, StartupWeekend.

Il n’y a pas de bonne méthode: il faut varier!

J’ai compris récemment que mon espoir de trouver “la bonne méthode” pour organiser mon temps et mes activités était vain. Il ne faut pas une bonne méthode, mais une palette de méthodes dans sa boîte à outils, et la capacité de choisir le bon outil pour la situation présente.

En fonction de la quantité de travail à faire, de son état de stress, de fatigue, de la nature des tâches, et tout simplement parfois de l’âge du capitaine, telle ou telle méthode marchera mieux qu’une autre.

La première fois que j’ai eu l’intuition que si j’alignais les méthodes d’organisation et de productivité les unes derrière les autres, ce n’était peut-être pas parce que je n’avais pas trouvé “la bonne”, mais parce que j’avais besoin de changer, c’était en 2009, lors d’une promenade en montagne. (Oui, il faut prendre du temps pour se ressourcer. Oui oui.) J’avais le pressentiment que certaines méthodes marchaient mieux pour moi suivant mon degré de stress.

Mais ça va plus loin: on s’habitue, on se lasse, tout simplement, et à faire trop de la même chose, cela perd de son efficacité. Quand on découvre une nouvelle méthode, l’excitation d’avoir “trouvé la solution” contribue à la rendre efficace. Puis, l’effet magique s’atténue. Ce phénomène a un nom: l’habituation.

Je l’ai découvert en lisant “The How of Happiness” (oui, encore lui!) — en l’occurrence, c’est ce phénomène qui est responsable de notre résilience en matière de bonheur, aussi bien face aux événements négatifs que positifs. Après un décès, on finit par s’habituer à l’absence. De même, après un événement fort et positif (mariage, nouveau job, déménagement, changement de vie, gagner au loto),  on s’habitue à notre nouvelle situation et celle-ci ne nous procure plus la joie initiale.

“The How of Happiness” fait l’inventaire des activités de la vie de tout les jours qui ont tendance à rendre plus heureux ceux qui les pratiquent. Mais l’enseignement clé, c’est qu’il faut varier: faire chaque jour la même promenade, à la même heure, suivant le même parcours, cela va lui faire perdre de sa saveur. Le remède: varier de temps en temps le parcours, ou l’heure, ou même le lieu. Chercher un équilibre entre une bonne habitude, et donc une certaine dose de routine, et assez de variété pour ne pas s’en lasser.

Ce qui est vrai pour les activités nous rendant heureux l’est à mon avis également dans tout un tas d’autres domaines: variety is the spice of life, comme on dit en anglais.

Et un de ces domaines, c’est la façon dont on s’organise pour travailler. J’en ai fait l’expérience récemment avec la Technique Pomodoro. C’est une excellente méthode, mais je l’ai utilisée exclusivement et à outrance, jusqu’à m’en dégoûter.

Cessons donc de chercher la solution ultime pour s’organiser, et acceptons que nos méthodes vont évoluer avec le temps, et qu’il faut leur garder leur fraîcheur!

Motivation intrinsèque et extrinsèque

Je lis en ce moment “The How of Happiness“, livre au titre un peu gnan-gnan mais qui est en fait une très jolie compilation orientée “pratique” de la recherche sur le bonheur de ces dix dernières années.

Ça me fait pas mal réfléchir, et ça m’inspire des réflexions, par exemple sur la nécessité de varier aussi bien nos “stratégies de bonheur” que nos “stratégies organisationnelles” et le type d’article sur son blog. La routine, c’est pas bon, on le sait, mais ça s’applique à des parties de sa vie qu’on n’imaginerait pas forcément.

Mais ce n’est pas le sujet de cet article. Une des “activités” présentées dans le livre concerne la poursuite de ses buts et de ses projets. Il y a un commentaire très très intéressant au sujet de la motivation, qui ajoute à mon sens une dimension à ce que Dan Pink nous dit à ce sujet.

Un des critères (parmi six présentés) qui nous permet d’évaluer nos buts et de voir si c’est un but intrinsèque ou extrinsèque. A savoir: la récompense est-elle dans la poursuite elle-même du but, ou bien est-elle extérieure? La recherche montre clairement que c’est la poursuite des buts intrinsèques qui nous rend plus heureux, et non celle des buts extrinsèques (argent, gloire, reconnaissance, etc.)

Bref (comme beaucoup de choses expliquées dans ce livre), ça paraît assez logique: il vaut mieux se concentrer sur des buts dont la poursuite même nous apporte quelque chose, plutôt que l’objectif final uniquement.

Si je vous raconte ça, c’est parce que je crois que c’est un enjeu de taille pour l’indépendant, qui a souvent fait d’une passion son métier, et qui a le choix de diriger son activité professionnelle dans les directions qu’il choisit.

Un des avertissements donnés dans le chapitre sur les buts est le suivant: attention de ne pas transformer une motivation intrinsèque en motivation extrinsèque! L’exemple d’une femme amoureuse de littérature est donné. Elle finit par s’inscrire à l’uni pour assouvir sa passion, mais assez vite, avec les crédits et les notes, elle perd le plaisir qu’elle avait à lire, parce que c’est devenu du travail.

Ça me fait penser à ce phénomène souvent constaté chez les développeurs qui travaillent sur des projets open-source durant leur temps de libre. Souvent, s’ils sont engagés pour travailler sur ces mêmes projets, ils ne tardent pas à en adopter un nouveau durant leur temps de libre, le premier s’étant transformé en “travail” et ayant perdu quelque chose de son attrait en route.

Je vous laisse avec l’expérience rapportée par l’auteur du livre: dans une classe d’enfantine, on laisse jouer librement les enfants, divisés en deux groupes (les enfants aiment tous dessiner):

  • au premier groupe, on dit que s’ils jouent avec des stylos feutres on leur donnera un “Good Player Award” (une récompense attractive)
  • au deuxième groupe, on laisse simplement l’opportunité de jouer avec les stylos

Suite à cette expérience, on note que durant le temps de libre des enfants, ceux qui étaient récompensés pour avoir joué avec les stylos les utilisent par la suite moins que le deuxième groupe. Avec la récompense, on a donc effectivement sapé la motivation intrinsèque de l’activité.

J’avoue que ces deux anecdotes m’ont fait réaliser à quel point cette motivation était fragile, et que l’on a vite fait de tuer le plaisir qu’on a à faire quelque chose en le transformant en gagne-pain. A méditer, et manier avec soin!

Trois ans pour l’eclau, mine de rien!

Comme le temps file! Trois ans déjà qu’on trouait le mur pour donner à l’eclau l’espace qu’il mérite. Trois ans de coworkers, de p’tits dejs, d’apéros, de jellys (pas forcément en même temps).

Histoire de fêter ça dignement, et de donner l’occasion aux coworkers du moment de faire un peu connaissance “offline”, on organise un petit apéro jeudi soir. Vous êtes bien sûr également conviés si vous voulez venir nous rencontrer.

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