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« Gamification »

On parle pas mal en anglais de « gamification », surtout dans le domaine des services web. Un exemple vaut mieux que mille explications: Foursquare. C’est un réseau social, un outil de géolocalisation, mais c’est aussi presque un jeu, avec des badges à décrocher, des records à battre, etc.

C’est un outil sur lequel on a rajouté une couche ludique.

Demain, je vais « gamifier » ma journée de travail. En effet, j’ai quelques grosses tâches importantes et assez complexes qui me pèsent sur la conscience, que — surprise! — j’ai tendance à repousser de jour en jour.

Je vais donc utiliser la méthode Pomodoro, et découper mon temps en tranche de 30 (enfin, 25) minutes. Mais au lieu de planifier toutes mes « tomates » à l’avance, je vais mettre des petits billets dans une boîte et tirer au sort chaque fois la tâche suivante.

Comme j’ai en fait trop à faire pour la journée, et qu’une des choses qui me paralyse c’est de mettre des priorités, je règle ainsi un partie du problème — et en plus c’est amusant! Du coup je suis plutôt motivée à l’idée de travailler alors que ces temps j’ai plutôt tendance à me traîner, voire à être paralysée et à ne pas avancer du tout.

Si vous avez vos propres « trucs » pour mettre un peu de jeu dans votre quotidien professionnel, racontez-nous ça dans les commentaires!

Tâches rétrospectives

Il y a des périodes où notre liste de choses à faire ne rétrécit pas. On n’avance pas. On fait des tas de choses, mais on ne fait rien.

Histoire de focaliser sur le « tas de choses » et non pas sur le « rien », il vaut la peine de rajouter à sa liste de tâches (là où l’on coche, biffe, stabilobosse…) les choses imprévues qu’on prend en cours de route. Ou que l’on ne jugeait pas dignes de figurer sur sa liste de tâches.

Du coup, de ma journée où je n’ai « quasi rien fait » (de ma liste de tâches…), je me retrouve en fait avec une liste longue comme le bras de choses que j’ai faites.

Après, reste à comprendre pourquoi il y a une telle déconnexion entre la liste de tâches et les activités réelles. Mais c’est une autre histoire

Tuyaux pour mettre des priorités quand on est sous l’eau

Ça arrive. On n’est pas trop sûr comment, mais on se retrouve à nager, option tuba et palmes, avec une liste de choses à faire longue comme le bras et pas de temps pour souffler. On ne sait plus où donner de la tête.

Voici quelques pistes pour vous aider lorsque de telles périodes se présentent.

  • Tout d’abord, facturer. Si l’on a des factures à envoyer, c’est la première chose à faire: l’argent met du temps pour rentrer, et quand on attend d’avoir besoin de cet argent pour se dire « oups, faut que j’envoie mes factures » on est déjà face à plusieurs semaines de soucis financiers.
  • Ensuite, ça se complique — mais on se sent en général tout de suite mieux après avoir pu envoyer quelques factures. Mais disons qu’en deuxième ligne on a: (a) le travail payé (b) répondre aux demandes de clients potentiels. Là, ça dépend depuis combien de temps ça attend, et si on peut le faire rapidement ou non. C’est pas bien de faire attendre les clients potentiels trop longtemps, mais en même temps il faut pas faire attendre les clients actuels non plus! Mais c’est entre ces deux que ça se joue.

Voici quelques autres critères utiles que j’aime bien:

  • Est-ce qu’une tâche est « time-sensitive »? Par exemple, si je dois annoncer un événement, et que je repousse à la semaine prochaine, ça risque d’être trop tard. Donc, s’il y a un élément « temps » en jeu, ça fait grimper la tâche en question dans la liste des priorités.
  • Est-ce que quelqu’un attend que je fasse ça pour pouvoir avancer? Si le fait que je ne fasse pas quelque chose empêche quelqu’un de travailler, ou a besoin de mon retour pour prendre une décision, c’est aussi une tâche qui va grimper en tête de liste.
  • Quelles sont les conséquences si je ne le fais pas? Question utile. Par exemple, si je ne fais pas mes paiements aujourd’hui, quelle sera la conséquence? Si je ne renvoie pas ce contrat aujourd’hui, quelle sera la conséquence? Quels ennuis vais-je m’attirer? Plus les ennuis sont grands, plus on va prioriser la tâche.

Une autre méthode que j’utilise quand vraiment je me noie, c’est la « cringe-list ». Je prends une feuille blanche et j’y déverse la liste des choses qui me font le plus frémir — qui me stressent le plus — et j’essaie de commencer par là.

Ce n’est pas le cas pour tout le monde, mais quand je suis stressée j’ai tendance à tomber dans la paralysie, donc dégager une ou deux tâches stressantes me détend souvent assez pour que je puisse aborder plus sereinement ce qui reste.

Une autre chose que je fais quand je n’arrive pas à décider par quoi commencer (faire mes paiements? écrire un article? avancer sur mon gros mandat?) c’est que je passe un temps déterminé sur chaque chose. Par exemple, une demi-heure, ou une heure. Comme ça j’avance « partout », et je me libère de la culpabilité de faire une chose au détriment d’une autre. Et en une demi-heure on peut faire pas mal, déjà.

Il y a aussi les conseils basiques-basiques:

  • mettre par écrit les choses à faire
  • faire une liste sous forme de « next actions« , immédiatement faisables (=écrire la prochaine action à effectuer, par exemple « appeler le garagiste pour fixer un rendez-vous ») et non sous forme de projets (par exemple « réparer la voiture »)
  • dormir assez (c’est bon, mais quand on est stressé, on grignote sur les heures de sommeil, et du coup on est moins « en pleine possession de nos moyens » pour gérer le stress ou prendre les décisions difficiles qu’il y a à prendre)
  • prendre le temps de s’organiser, même quand on court
  • quand il y a trop, des fois il y a trop, et il faut annuler des engagements, se retirer, renoncer, dire non: mieux vaut le faire tôt que tard, et tard que trop tard.

Bon courage!

Il n’y a pas de bonne méthode: il faut varier!

J’ai compris récemment que mon espoir de trouver « la bonne méthode » pour organiser mon temps et mes activités était vain. Il ne faut pas une bonne méthode, mais une palette de méthodes dans sa boîte à outils, et la capacité de choisir le bon outil pour la situation présente.

En fonction de la quantité de travail à faire, de son état de stress, de fatigue, de la nature des tâches, et tout simplement parfois de l’âge du capitaine, telle ou telle méthode marchera mieux qu’une autre.

La première fois que j’ai eu l’intuition que si j’alignais les méthodes d’organisation et de productivité les unes derrière les autres, ce n’était peut-être pas parce que je n’avais pas trouvé « la bonne », mais parce que j’avais besoin de changer, c’était en 2009, lors d’une promenade en montagne. (Oui, il faut prendre du temps pour se ressourcer. Oui oui.) J’avais le pressentiment que certaines méthodes marchaient mieux pour moi suivant mon degré de stress.

Mais ça va plus loin: on s’habitue, on se lasse, tout simplement, et à faire trop de la même chose, cela perd de son efficacité. Quand on découvre une nouvelle méthode, l’excitation d’avoir « trouvé la solution » contribue à la rendre efficace. Puis, l’effet magique s’atténue. Ce phénomène a un nom: l’habituation.

Je l’ai découvert en lisant « The How of Happiness » (oui, encore lui!) — en l’occurrence, c’est ce phénomène qui est responsable de notre résilience en matière de bonheur, aussi bien face aux événements négatifs que positifs. Après un décès, on finit par s’habituer à l’absence. De même, après un événement fort et positif (mariage, nouveau job, déménagement, changement de vie, gagner au loto),  on s’habitue à notre nouvelle situation et celle-ci ne nous procure plus la joie initiale.

« The How of Happiness » fait l’inventaire des activités de la vie de tout les jours qui ont tendance à rendre plus heureux ceux qui les pratiquent. Mais l’enseignement clé, c’est qu’il faut varier: faire chaque jour la même promenade, à la même heure, suivant le même parcours, cela va lui faire perdre de sa saveur. Le remède: varier de temps en temps le parcours, ou l’heure, ou même le lieu. Chercher un équilibre entre une bonne habitude, et donc une certaine dose de routine, et assez de variété pour ne pas s’en lasser.

Ce qui est vrai pour les activités nous rendant heureux l’est à mon avis également dans tout un tas d’autres domaines: variety is the spice of life, comme on dit en anglais.

Et un de ces domaines, c’est la façon dont on s’organise pour travailler. J’en ai fait l’expérience récemment avec la Technique Pomodoro. C’est une excellente méthode, mais je l’ai utilisée exclusivement et à outrance, jusqu’à m’en dégoûter.

Cessons donc de chercher la solution ultime pour s’organiser, et acceptons que nos méthodes vont évoluer avec le temps, et qu’il faut leur garder leur fraîcheur!

Compter ses heures, mais pour soi-même

J’ai déjà expliqué longuement pourquoi je ne facture pas à l’heure. Tout d’abord, il y a le côté fastidieux de « noter ses heures », et d’être du coup moins libre dans sa distraction ou l’alternance des tâches. Mais surtout, le problème réside dans la relation client qu’instaure la facturation à l’heure. Ce qui compte pour le client, c’est ce qu’il va payer — et non pas le temps que vous avez passé à travailler. Le temps, comme indépendant, c’est votre affaire.

Depuis quelques mois, cependant, je pense régulièrement à compter mes heures. Pas pour mes clients, mais pour moi. Je ne suis pas une grande pro de la gestion du temps. Même si j’ai fait des progrès en la matière ces vingt dernières années, j’ai toujours pas mal de peine à évaluer combien de temps va me prendre une tâche. Et je sais qu’un moyen d’améliorer sa gestion du temps c’est de prendre conscience du temps que prennent les choses qu’on fait.

Je l’ai fait, dans le passé, version light:

  • une première fois, lorsque j’étais employée Orange, j’ai commencé à tenir un mini-blog style « journal de bord » de ce que j’accomplissais dans ma journée, parce que j’avais l’impression de stagner dans mon projet; c’est là que j’ai découvert que répondre à un e-mail, eh oui, ça pouvait prendre bien une heure, suivant les cas!
  • une deuxième fois, fin 2009, quand j’ai commencé à essayer de planifier mes semaines, après avoir atteint le stade où j’arrivais assez bien à évaluer ce que j’arrivais réalistement à faire dans une journée.

free time trackingAu début de ce mois, j’ai fait un pas de plus, avec les encouragements de mon amie Suw: j’ai installé un logiciel de « time tracking » très agréable à utiliser, Paymo. Paymo est gratuit. On s’inscrit, on définit des clients et des projets (même des tâches si on veut aller plus loin, mais là, franchement, c’est trop pour moi), et on télécharge le widget pour dashboard OSX.

Paymo Dashboard Widget (OSX)C’est ce widget qui rend vraiment les choses simples: on le fait apparaître avec la touche F12, on sélectionne son projet, on clique sur go, et on bosse. On peut après corriger ou rajouter des segments travaillés, si on a oublié de mettre la machine en route.

Facile et pas prise de tête. Pour ne pas me prendre la tête, justement, j’ai créé deux clients un peu bidon: « moi » et puis « conférences, formation, coaching » — cette dernière catégorie a un sens pour moi car ces clients sont souvent des « one-off » avec lesquels je ne bosse qu’une fois. Inutile de créer une entrée par client, du moment que je n’utilise Paymo que pour mon édification personnelle et pas pour ma facturation. (Oui, Paymo permet de faire un tas d’autre choses à côté de compter le temps, mais je choisis d’ignorer superbement tout ça pour me concentrer sur l’essentiel.)

Le client « moi », c’est celui qui encaisse les heures non facturables: administration, compta, networking, chat, blogging, et compagnie.

Je me réjouis de voir à quoi je passe mon temps, du coup!

Décalage des apéros: février, mai, août, novembre

J’ai réfléchi: comme chaque année le 3 novembre il y aura l’anniversaire de l’eclau, on va décaler les apéros d’un mois (ils ont eu lieu durant la dernière année en décembre, mars, juin, septembre). Un peu bête en effet d’avoir un apéro en septembre, l’anni en novembre, et encore un apéro en décembre (on aime les apéros, mais là ça fait un peu beaucoup, surtout qu’en décembre tout le monde est déjà bien stressé).

Donc, prenez note que les apéros de l’eclau auront lieu (toujours tous les trois mois):

  • le 3 novembre (c’est l’anni!)
  • mi-février
  • mi-mai
  • mi-août

Pour les « mi- » la date exacte n’est pas encore fixée, mais c’est en général soit un mardi soit un jeudi soir (on m’a plusieurs fois réclamé des jeudis, donc on va essayer).

Du coup: il n’y aura pas d’apéro de décembre (snif snif, mais on n’en appréciera que plus celui de février) — raison de plus pour venir ce soir!

(Et il y a aussi les p’tits déjs si on vous manque trop, entre-temps.)

(Bon, j’ai fini avec les parenthèses, là, promis. Vraiment.)